Profil singkat

Biro Umum dan Kepegawaian adalah unsur pelaksana administrasi Universitas yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi umum berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor, Wakil Rektor I, II, III, dan IV. Secara umum Biro Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas memberikan layanan kepada civitas akedemi di lingkungan Universitas Brawijaya  yang terdiri tiga bagian, antara lain: Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana, Bagian Kepegawaian, dan Bagian Barang Milik Negara. Data dan informasi sumber daya BUK terkait dengan penyusunan konstruksi informatif persiapan BUK menuju manajemen berstandar ISO 9001:2008 meliputi beberapa sub bagian yaitu: (1) Ketatausahaan, (2) Kerumahtanggaan, (3) Pengadaan, (4) Inventarisasi dan Penghapusan, (5) Hukum dan Tata Laksana, (6) Keprotokoleran, (7) Pengembangan SDM, (8) Tenaga Administratif, (9) Tenaga Edukatif.

1. Ketatausahaan

Layanan di bidang ketatausahaan meliputi penyelenggaraan dan pengelolaan surat menyurat, menyelenggarakan pengurusan surat, menyelenggarakan kearsipan, menyelenggarakan pengetikan dan penggandaan.

Bentuk layanan persuratan meliputi pemberian nomor agenda surat, pendistribusian surat, pengiriman surat dan paket, pengarsipan surat, serta tata persuratan dan kearsipan. Sedangkan bentuk layanan lainnya yaitu layanan untuk mahasiswa berupa pemberian cap dinas dan layanan umum.

2. Kerumahtanggaan

Layanan di bidang kerumahtanggaan meliputi layanan bagi unit kerja di lingkungan Universitas, Program Pascasarjana, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis, Unit Kegiatan Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa. Layanan juga dilakukan bagi pihak luar Universitas selama tidak mengganggu kepentingan Universitas. Layanan kerumahtanggaan tetap memperhatikan tingkat kesesuaian karakteristik masing-masing unit kerja yang membutuhkan layanan yang dimiliki oleh kerumah tanggaan.

Bentuk layanan yang diberikan di bidang kerumahtanggaan meliputi: keamanan dan ketertiban lingkungan kampus, pembinaan kenyamanan halaman dan taman, pembinaan bidang kebersihan kampus, ketersediaan listrik dan air yang stabil.

3. Pengadaan

Bentuk layanan di  bidang ini  adalah  melayani permintaan  barang dari civitas akademi UB  dan melaksanakan pengadaan barang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4. Inventarisasi dan Penghapusan

Bentuk layanan di bidang pelayanan ATK dan melakukan pengecekan dan inventarisasi yaitu pencatatan, pendaftaran barang inventaris hasil pengadaan rutin, bantuan dari pihak lain/luar negeri berdasarkan laporan dari bendaharawan barang (rutin), proyek , dan atau unit kerja lain, dan penghapusan aset. Melakukan pemeliharaan/perbaikan barang inventaris, penyiapan surat-surat perijinan perubahan gedung. Penyiapan surat-surat perizinan penggunaan fasilitas, pengelolaan transportasi.

5. Hukum dan Tata Laksana

Layanan di bidang hukum dan ketatalaksanaan meliputi penyiapan penerbitan surat keputusan dan peraturan produk hukum sesuai permintaan unit kerja di lingkungan UB, seperti surat keputusan pencalonan pejabat, pengangkatan pejabat, surat keputusan Rektor. Layanan tersebut dimulai dari penyusunan draft, rapat-rapat koordinasi, konsultasi pimpinan, sampai dengan pengesahan pimpinan. Layanan lainnya adalah mendistribusikan dan mensosialisasikan produk-produk hukum baik yang berasal dari dalam maupun dari luar UB.

6. Pengembangan SDM

Layanan di bidang pengembangan sumber daya manusia meliputi menyusun bahan, konsep pengembangan SDM, mempersiapkan bahan dan konsep pelaksanaan latihan prajabatan tingkat II dan III, mempersiapkan bahan dan konsep ujian Dinas tingkat II dan ujian Dinas tingkat III, mengumpulkan, mengolah data serta memproses usul seleksi sampai pelaksanaan seleksi, pengiriman Diklatpim IV, III dan II, mempersiapkan bahan/data pegawai untuk melaksanakan promosi/kenaikan jabatan Struktural, melakukan administrasi tugas belajar dosen/administrasi yang di dalam  negeri maupun yang ke luar negeri, mempersiapkan, melaksanakan, melaporkan pelaksanaan kursus-kursus, seminar, workshop.

7. Tenaga Administratif

Layanan di bidang administratif meliputi menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian, menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian, mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data mutasi, pengembangan dan pemberhentian pegawai, mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang kepegawaian, mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan pengembangan pegawai, melakukan urusan penerimaan dan pengangkatan pegawai, mempersiapkan bahan pelaksanaan mutasi dan pengembangan pegawai, mempersiapkan dan mengurus usul mutasi, pengembangan, pengangkatan kembali dan pemberhentian pegawai, mempersiapkan pemberian cuti, mempersiapkan pemberian surat keterangan persetujuan pindah, melakukan pencatatan dan pengarsipan data mutasi, pengembangan dan pemberhentian pegawai, mempersiapkan bahan pelaksanaan sumpah/janji jabatan, serah terima jabatan dan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil, melakukan pengurusan Daftar penilaian pelaksanaan Pekerjaan (DP-3), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Induk (Karin), Kartu Istri (Karis), Kartu Suami (Karsu), Asuransi Kesehatan (Askes), Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen), Surat keterangan untuk mendapatkan Pembayaran Tunjangan keluarga (KP-4) dan lembar Pembayaran pajak Pembangunan (LP2P), mempersiapkan bahan pelaksanaan latihan prajabatan dan mengurus ujian dinas tingkat II dan III, mempersiapkan bahan pelaksanaan pemilihan pegawai teladan, menghimpun penyusunan Statistik pegawai, melakukan penyusunan statistic pegawai, melakukan penyusunan dan penyimpanan arsip individual, mempersiapkan bahan usul pemberian tanda penghargaan pegawai, menyusun laporan Sub bagian

8. Tenaga Edukatif

Layanan di bidang tenaga edukatif meliputi menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan dan program kerja Bagian, menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang Kepegawaian, mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data mutasi, pengembangan dan pemberhentian, mempersiapkan bahan penyusunan dan ketentuan di bidang kepegawaian, mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan pengembangan dosen, mempersiapkan bahan penyusunan rencana formasi dan pengembangan dosen, melakukan urusan pemberian ijin dan usul pengangkatan dosen baru, melakukan urusan penerimaan dan pengangkatan dosen baru, mempersiapkan dan mengurus usul mutasi, pengangkatan kembali dan pemberhentian dosen, mempersiapkan usul dan pengangkatan dosen luar biasa, mempersiapkan pemberian cuti dengan alasan penting, mempersiapkan pemberian Surat keterangan persetujuan pindah,melakukan pencatatan dan pengarsipan data mutasi, pengembangan karir dan pemberhentian Dosen, mempersiapkan bahan pelaksanaan sumpah/janji jabatan, pengembangan dan pemberhentian dosen, melakukan pengurusan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Induk (Karin), Kartu Istri (Karis), Kartu Suami (Karsu), Asuransi Kesehatan (Askes), Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen), Surat Keterangan untuk mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP-4) dan Lembar Pembayaran Pajak Pembangunan (LP2P), mempersiapkan bahan pelaksanaan latihan prajabatan, melakukan urusan administrasi angka kredit, mempersiapkan bahan pelaksanaan pemilihan dosen teladan, menghimpun dan mengolah statistik tenaga dosen, melakukan penyusunan statistik tenaga dosen, melakukan penyusunan dan penyimpanan arsip individual, mempersiapkan bahan usul pemberian tanda kehormatan, menyusun laporan Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Laporan Bagian.