Sesuai Dokumen Statuta UB,  organisasi BUK dipimpin oleh Kepala Biro. Sesuai  Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya, Kepala BUK membawahi 3 Kepala Bagian, tiga kepala bagian tersebut yaitu:

1) Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana, terdiri dari : Sub Bagian Tata Usaha dan Protokol, Sub Bagian Rumah Tangga, Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana, dan Sub Bagian Kearsipan dan Hubungan Masyarakat;

2) Bagian Kepegawaian, terdiri dari : Sub Bagian Pendidik, Sub Bagian Tenaga Kependidikan; dan

3) Bagian Barang Milik Negara (BMN), terdiri dari : Sub Bagian Pengadaan, Sub Bagian Inventarisasi dan Penghapusan.

STRUKTUR ORGANISASI BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN_001

klik gambar untuk memperbesar

Sesuai struktur organisasi BUK, tugas  pokok dan  fungsi masing-masing personil adalah sebagai berikut:

Kepala Biro

  • Mengadakan Koordinasi dengan pimpinan dan Unit-unit lain (Fakultas/bagian)
  • Memberikan petunjuk dan pengarahan pada stafnya dan bersama-sama bertanggung jawab dalam pengelolaan administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku
  • Mengadakan konsultasi dan meminta pengarahan pada Rektor atau Wakil Rektor II mengenai hambatan yang dihadapi untuk mendapatkan petunjuk dan penyelesaian
  • Tanggung jawab atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan
  • Merencanakan dan melaksanakan pengelolaan kegiatan dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku
  • Menyusun laporan berkala sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku

1. Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana

  • Mengkoordinir pelaksanaan urusan tata usaha Hukum dan tata laksana
  • Mengkoordinir pelaksanaan urusan Kesekretariatan/ keprotokoleran.
  • Mengkoordinir pelaksanaan urusan Rumah tangga.

a. Kepala Sub Bagian Tata Usaha (TU) dan Protokol

  • Menyusun rencana dan program kerja Subbagian dan menyiapkan penyusunan rencana dan program kerja Bagian Umum.
  • Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan.
  • Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data ketatausahaan.
  • Melakukan urusan persuratan.
  • Melakukan urusan kearsipan.
  • Mempersiapkan pengiriman dan penyerahan arsip statis kepada arsip nasional.
  • Melakukan penyusutan arsip.
  • Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan.
  • Menyusun rencana dan program kerja Subbagian.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk pelantikan dan pemberhentian pejabat.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara pengukuhan guru besar, dies natalis dan wisuda.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara seminar, workshop, lokakarya, dll yang dihadiri pejabat/tokoh.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara upacara hari besar nasional.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk upacara pengambilan sumpah/janji PNS.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk upacara peletakan batu pertama dan acara peresmian penggunaan gedung
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara penandatanganan kerja sama.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara kunjungan pejabat negara/tokoh masyarakat dan tamu lainnya.
  • Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk pelepasan jenazah guru besar.
  • Menjemput dan mengantar tamu pejabat/tokoh
  • Koordinasi dengan pihak keamanan berkaitan dengan kedatangan tamu pejabat/tokoh
  • Menyelesaikan surat keluar dan surat masuk sesuai disposisi pimpinan
  • Mengarsip surat keluar dan surat masuk pimpinan
  • Menerima dan melayani tamu yang datang kepada pimpinan
  • Mengatur agenda pimpinan
  • Mengurus perjalanan dinas pimpinan
  • Membuat laporan rutin
  • Menerima dan menjawab telepon, fax, email dan internet yang berkaitan dengan tupoksi
  • Membantu pekerjaan pimpinan yang berkaitan dengan kepentingan lain

b. Kepala Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana

  • Menyusun rencana dan program kerja Subbagian HTL.
  • Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan tinggi.
  • Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang hukum dan ketatalaksanaan.
  • Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang pendidikan tinggi dan ketatalaksanaan.
  • Memproses penerbitan surat keputusan.
  • Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang hukum dan ketatalaksanaan.
  • Menyusun laporan Subbagian Ketatausahaan dan HTL.

c. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga

  • Menyusun rencana dan program kerja Subbagian dan menyiapkan penyusunan dan program kerja Bagian Sarana dan Prasarana.
  • Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kerumahtanggaan.
  • Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kerumahtanggaan.
  • Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang kerumahtanggaan.
  • Melakukan urusan keamanan, ketertiban, kebersihan, parkir, PKL, serta keindahan lingkungan.
  • Melakukan pengaturan penggunaan dan pemeliharaan sarana prasarana bangunan gedung dan listrik.
  • Melakukan pengaturan penggunaan sumberdaya air dan gas.
  • Melakukan persiapan upacara resmi satuan kerja Universitas Brawijaya.
  • Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan.
  • Menyusun laporan Subbagian Kerumahtanggaan.

2. Kepala Bagian Kepegawaian

  • Mengkoordinir pelaksanaan pemberian layanan administrasi tenaga Dosen.
  • Mengkoordinir pelaksanaan pemberian layanan administrasi tenaga kependidikan.

a. Kepala Sub Bagian Pendidik

  • Menyusun Rencana Kerja Tahunan di Sub Bagian Tenaga Dosen;
  • Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai/Formasi, meliputi: (a) Formasi Pegawai Negeri Sipil; (b) Formasi Pegawai Kontrak.
  • Mempersiapkan Pengadaan Pegawai, meliputi: (a) Seleksi Penerimaan Pegawai Negeri Sipil; (b) Seleksi Penerimaan Pegawai Kontrak; (c) Mempersiapkan Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil
  • Mempersiapkan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS, meliputi: (a) Kartu Pegawai (Karpeg); (b) Kartu Istri atau Kartu Suami (Karis/Karsu);
  • Mempersiapkan Sumpah/Janji PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia.
  • Mempersiapkan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
  • Mempersiapkan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
  • Mempersiapkan Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional Dosen
  • Mempersiapkan Kenaikan Jabatan Dosen dan Angka Kreditnya
  • Mempersiapkan Kenaikan Pangkat / Golongan Dosen
  • Mempersiapkan Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan Studi Lanjut, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar
  • Mempersiapkan Pengangkatan Dosen Yang Diberi Tugas Tambahan, berkoordinasi dengan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Pengangkatan Dosen Luar Biasa
  • Mempersiapkan Peninjauan Masa Kerja Pegawai Negeri Sipil
  • Mempersiapkan Pemindahan / Pelimpahan PNS
  • Mempersiapkan Penghargaan, bagi Dosen Berprestasi
  • Mempersiapkan Sertifikasi Dosen
  • Mempersiapkan Perpanjangan Batas Usia Pensiun Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan Guru Besar / Profesor
  • Mempersiapkan Program Persiapan Pensiun PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Pengangkatan dalam Jabatan Guru Besar Emeritus
  • Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang Kepegawaian
  • Menyusun Rencana Kerja Tahunan Sub Bagian SDM dan TI
  • Mempersiapkan Sistem Informasi Pengembangan Karier Dosen Tetap Non PNS
  • Mempersiapkan PNS yang melaksanakan tugas belajar/ijin belajar dalam negeri dan luar negeri, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar; (d) Perjanjian Tugas Belajar; (e) Perjanjian Ijin Belajar; (f) Pengaktifan Kembali. Berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Tenaga Administrasi
  • Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang Kepegawaian
  • Menyusun Laporan Tahunan

b. Kepala Sub Bagian Tenaga Kependidikan

  • Menyusun Rencana Kerja Tahunan di Sub Bagian Tenaga Kependidikan
  • Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai / Formasi, meliputi: (a) Formasi Pegawai Negeri Sipil; (b) Formasi Pegawai Kontrak
  • Mempersiapkan Pengadaan Pegawai, meliputi: (a) Seleksi Penerimaan Pegawai Negeri Sipil; (b) Seleksi Penerimaan Pegawai Kontrak; (c) Mempersiapkan Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil
  • Mempersiapkan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS, meliputi: (a) Kartu Pegawai (Karpeg); (b) Kartu Istri / Kartu Suami (Karis / Karsu)
  • Mempersiapkan Sumpah / Janji Pegawai Negeri Sipil, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
  • Mempersiapkan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
  • Mempersiapkan Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional Lainnya
  • Mempersiapkan Kenaikan Jabatan Fungsional Lainnya & Angka Kredit
  • Mempersiapkan Kenaikan Pangkat / Golongan Non Dosen
  • Mempersiapkan Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan Studi Lanjut, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar
  • Mempersiapkan Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural, berdasarkan keputusan Baperjakat dan berkoordinasi dengan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Mempersiapkan Peninjauan Masa Kerja Pegawai Negeri Sipil
  • Mempersiapkan Pemindahan / Pelimpahan PNS
  • Mempersiapkan Penghargaan, bagi: (a) Pustakawan Berprestasi; (b) Laboran Berprestasi; (c) Pegawai Berprestasi
  • Mempersiapkan Program Persiapan Pensiun PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
  • Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang  Kepegawaian
  • Mempersiapkan pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG)
  • Mempersiapkan pengelolaan website kepegawaian
  • Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai PNS dan Pegawai Non PNS
  • Mempersiapkan peserta Pendidikan dan Latihan Prajabatan
  • Mempersiapkan pengiriman peserta pendidikan dan latihan dalam jabatan, meliputi: (a) Pendidikan dan Latihan Kepemimpinan (Diklatpim); (b) Pendidikan dan Latihan Fungsional; (c) Pendidikan dan Latihan Teknis
  • Menyusun Laporan Tahunan.

3. Kepala Bagian Barang Milik Negara

  • Mengkoordinir pelaksanaan urusan Inventarisasi dan penghapusan.
  • Mengkoordinir pelaksanakan urusan Pengadaan.

a. Kepala Sub Bagian Inventarisasi dan penghapusan

  • Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Inventarisasi dan penghapusan.
  • Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang Inventarisasi dan penghapusan.
  • Melakukan pengaturan penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas.
  • Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang perlengkapan dan jasa.
  • Menyusun rencana kebutuhan bahan habis pakai (ATK) lingkungan kantor pusat dan unit lainnya.
  • Mendata/menyusun kebutuhan peralatan penunjang barang modal : LCD, Wireless, alat transportasi, dan peralatan lainnya.
  • Mengusulkan pengadaan kebutuhan ATK, baik untuk jangka 1 semester maupun 1 tahun.
  • Membantu pengadaan bahan/peralatan/ATK yang bersifat incidental.
  • Pelayanan ATK di lingkungan Kantor Pusat dan unit pembantu di Kantor Pusat.
  • Pelayanan peminjaman peralatan penunjang sarana pendidikan berupa LCD Projector + Tripot/Layar, Wireless, Megaphone, peralatan olah raga, dan peralatan komunikasi lainnya.
  • Pelayanan kebutuhan peralatan kebersihan, listrik, dll.
  • Membantu pelayanan kebutuhan peminjaman ruang gedung RKB.
  • Melaksanakan pendistribusian Jas Almamater, Jaket dan Koas untuk MABA, jalur : Undangan, Bidik Misi, SNMPTN, SPMK, SPKD/SPKIns.
  • Penatausahaan Barang Milik Negara (BMN) meliputi : rangkaian kegiatan pembukuan, inventarisasi atau kodefikasi dan penyesuaian DIR/DBR di lingkungan Kantor pusat dan unit pembantu,
  • Melakukan pelaporan hasil pengadaan aset BMN barang modal (gedung, kendaraan bermotor, peralatan kantor) secara berkala setiap Triwulan dengan aplikasi SIMAK BMN.
  • Melakukan pelaporan mutasi barang habis pakai/ATK dengan aplikasi SIMAK Persediaan.
  • Melakukan identifikasi dan pendataan aset tanah dengan aplikasi Sistem Manajemen Akuntansi Tanah Pemerintah (SIMANTAP),
  • Melakukan pengusulan penetapan status penggunaan aset BMN satker UB kepada Kuasa Pengguna Barang (Kemendikbud) dan kepada Pengelola Barang (Kemenkeu).
  • Melakukan usulan proses penghapusan BMN yang sudah tidak layak pakai (rusak Berat) berupa Peralatan Kantor, Kendaraan Bermotor, dan Bangunan Gedung.
  • Mendata dan mengusulkan ijin pemanfaatan aset bangunan gedung dan aset tanah kepada Kuasa Pengguna Barang dan kepada Pengelola Barang.
  • Melakukan penyimpanan dokumen dan surat-surat di bidang perlengkapan dan jasa.

b. Kepala Sub Bagian Pengadaan

  • Menyusun rencana dan program kerja bagian Pengadaan dalam satu tahun anggaran.
  • Menghimpun, menganalisa, mengolah dan menyajikan data hasil pematrikan dari unit-unit kerja.
  • Menyusun pemaketan pengadaan sesuai dengan mata anggaran (Gedung, Peralatan, Sarana lain) untuk di proses pelelangan.
  • Menyusun konsep Surat Keputusan (SK) yang berkaitan dengan proses pengadaan.
  • Berkoordinasi dengan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dalam penyelenggaraan Sistem Pelelangan Secara Elektronik (SPSE).