KEBIJAKAN MUTU BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Sebagai salah satu universitas terkemuka di Indonesia, UB telah menetapkan kebijakan untuk menjadi entrepreneurial university bertaraf internasional. Biro Umum dan Kepegawaian (BUK) adalah unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggrakan pelayanan teknis administrasi umum berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Secara umum Biro Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas memberikan pelayanan Administrasi Umum, Kepegawaian, dan Sarana dan Prasarana tingkat Universitas. Tujuan didirikannya Biro Umum dan Kepegawaian adalah untuk menunjang kegiatan Universitas dalam membantu tugas-tugas pimpinan dalam melayani kepentingan semua komponen Universitas Brawijaya serta untuk memperlancar tugas-tugas administrasi tingkat Universitas sehingga lebih cermat, tepat, efektif dan  effisien.

Proses pemberdayaan perguruan tinggi antara lain berkaitan dengan perkembangan budaya profesionalisme dengan ciri-ciri memiliki keahlian (expertise), tanggung jawab (responsibility), dan kesejawatan (corporateness). Budaya profesionalisme ini akan mempunyai dampak pada keluaran (output) perguruan tinggi, yaitu menghasilkan sarjana-sarjana professional dan diharapkan dapat menjadi agen perubahan masyarakat dan mampu menjadi modernizing force dalam kehidupan masyarakat secara luas. Profesionalisme harus menyentuh seluruh aktivitas sivitas akademika, termasuk peningkatan mutu (quality) pendidikan dan staf pengajar, penyedia sarana dan prasarana pendidikan dan penelitian, serta memperluas kerjasama dengan berbagai pihak.

Kebijakan standarisasi yang bergulir dewasa ini melalui pemberlakuan Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 1991 tentang Standar Nasional Indonesia dan Keputusan Presiden No. 12 Tahun 1991 tantang Penyusunan, Penerapan, dan Pengawasan Standar Nasioanal Indonesia. Sedangkan berdasarkan Keputusan Presiden No. 20 Tahun 1984 tentang Dewan Standarisasi Nasional (DSN) yang kemudian disempurnakan dengan Keputusan Presiden N. 7 tahun 1999, standarisasi merupakan sarana penunjang yang penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional, terutama dalam mendayagunakan secara optimal sumber daya alam dan manusia dengan selalu memperhatikan ilmu pengetahuan dan teknologi serta kesehatan dan keselamatan.

Dalam dunia yang semakin mengglobal, yang ditandai dengan kompetisi ketat diantara semua pemain lokal maupun internasional, keberadaan maupun kelangsungan lembaga amat tergantung pada daya saingnya. Dalam konteks ini, peningkatan kualitas yang terus menerus yang dilakukan jelas menjadi salah satu kunci sukses dalam persaingan tersebut.

Oleh karena itu, meningkatnya persaingan semakin menyadarkan akan mutu. Arti mutu atau kualitas yang semula bersifat netral perlahan-lahan bergerak kearah yang positif. Upaya untuk meningkatkan mutu masih akan menyibukkan berbagai pihak selama beberapa dasawarsa mendatang. Semuanya bermula pada decade 1980-an, dimana banyak perusahaan milik negara mengambil inisiatif untuk meiningkatkan mutu, tetapi hanya sedikit sekali yang berhasil menjadi pemimpin di bidang mutu. Oleh karena itu, persaingan dalam mutu meningkat drastic.

Di lain pihak, perdebatan tentang mutu melibatkan permasalahan tentang bagaimana mendefinisikan mutu, bagaimana mengukurnya dan bagaimana menghubungkannya dengan laba. Ada banyak sekali balasan tentang mutu, tetapi tidak satupun yang dapat menjelaskan dengan tepat apa sebenarnya mutu itu. Dalam arti luas, mutu adalah sesuatu yang dapat disempurnakan.

Menurut Vincent Gaspers (2006:10) Standar ISO untuk system manajemen kualitas (Quality Management System) adalah struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen kualitas.

Sedangkan menurut Rudi Suardi (2010:34) ISO 9001:2008 berisi persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan sesuai.

Masih menurut Rudi Suardi (2010:34) dalam konteks ISO (9001:2008) pendekatan proses mensyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan dan melakukan peningkatan berkesinambungan (continual improvement) proses yang dibutuhkan untuk system manajemen mutu, dan mengelola interaksi masing-masing proses yang bertujuan untuk mencapai sasaran organisasi.

Sejalan dengan hal di atas, Universitas Brawijaya (UB) telah membangun organisasi yang sehat dengan menerapkan manajemen korporasi, akreditasi, penjaminan mutu, dan evaluasi diri secara berkesinambungan dengan prinsip transparansi, otonomi, dan akuntabilitas. System yang telah dibentuk dan dikembangkan selama ini adalah Badan Penjaminan Mutu yang dilaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap program, output, dan outcome, tetapi keterbatasannya bahwa penjaminan mutu yang dimiliki UB masih relative kurang pengalaman.

Dalam mengemban visi dan misi UB, Biro Umum dan Kepegawaian (BUK) sebagai unsur pelaksana administrasi UB memiliki visi mewujudkan layanan bidang adminstrasi umum untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi. Sedangkan misi yang diemban BUK adalah menyelenggarakan layanan administrasi umum secara proporsional. Hal ini sesuai dengan fungsi BUK yaitu: (a) melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga, hukum dan tata laksana, dan sarana dan prasarana, (b) melaksanakan urusan kepegawaian.

Sehubungan dengan visi mewujudkan layanan bidang administrasi umum yang bermutu, maka BUK UB dipandang perlu untuk menuju pola pelayanan kinerja yang berstandar ISO. Oleh karena itu dala pelaksanaannya, langkah awal yang harus dilakukan BUK UB adalah mempersiapkan diri untuk menyiapkan Standard Operasional Prosedure (SOP) BUK. Artinya untuk mewujudkan SOP maka BUK harus mengidentifikasi data sumberdaya manusia (SDM) di masing-masing bagian dan sub bagian secara terinci dan mendiskripsikan sistematika prosedur kerja yang ada.

Nama Universitas Brawijaya (UB) diresmikan sebagai Universitas Negeri pada tahun 1963. Nama Universitas Brawijaya diberikan oleh Presiden Republik Indonesia melalui kawat nomor 258/K/61 tanggal 11 Juli 1961. Nama ini berasal dari gelar Raja-Raja Majapahit yang merupakan kerajaan besar di Indonesia pada abad 12 sampai 15. Universitas Brawijaya dinegerikan berdasarkan Surat Keputusan Presiden Nomor 196 tahun 1963 dan berlaku sejak 5 Januari 1963. Tanggal tersebut kemudian ditetapkan sebagai hari lahir (Dies Natalis) Universitas Brawijaya. Perjalanan Universitas Brawijaya sebelum dinegerikan diawali pada tahun 1957 di Malang berdiri cabang Universitas Sawerigading Makassar yang hanya terdiri dari dua fakultas yaitu Fakultas Hukum dan Fakultas Ekonomi. Kemudian pada tanggal 1 Juli 1960 diganti namanya menjadi Universitas Kotapraja Malang. Dibawah naungan Universitas tersebut beberapa bulan berikutnya terdapat tambahan dua fakultas yaitu Fakultas Administrasi Niaga (FAN) dan Fakultas Pertanian (FP). Universitas Kotapraja Malang inilah yang kemudian diganti namanya menjadi Universitas Brawijaya.

Selanjutnya Universitas Brawijaya memiliki tugas : (a) Mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni guna mendorong pengembangan budaya; dan (b) mempunyai kemampuan dalam pemberdayaan masyarakat melalui pengembangan konsep pemecahan masalah dengan menggunakan metode ilmiah.

Untuk pelaksanaan administrasi, UB memiliki 3 (tiga) Biro yaitu:

1. Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerjasama (BAAK)
2. Biro Administrasi Keuangan (BAK)
3. Biro Umum dan Kepegawaian (BAUK)

Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) BUK sangat relevan dengan isu penataan organisasi dan kelembagaan dalam melaksanakan mandat UB. Secara substantive tugas pokok dan fungsi BUK telah dilakukan sejak perguruan tinggi ini berdiri.

Secara kelembagaan Biro Umum dan Kepegawaian adalah unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi umum berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Wakil Rektor II. Secara umum Biro Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas memberikan layanan administrasi umum di lingkungan universitas. Prinsip kerja BUK UB adalah memberikan layanan terbaik bagi seluruh sivitas akademika UB maupun pihak lain dalam hal sarana dan prasarana, pengurusan administrasi kepegawaian, dan layanan administrasi universitas secara umum.

Biro Umum dan Kepegawaian UB telah mengambil keputusan untuk mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 sebagai unsur pelaksana administrasi umum dan kepegawaian UB. Untuk itu, Biro Umum dan Kepegawaian UB bertekad untuk menerapkan SMM ISO 9001:2008 guna menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan-pelanggan Biro Umum dan Kepegawaian UB dengan cara yang benar, serta memelihara kepercayaan dan kepuasan Rektor serta public melalui pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Secara umum sasaran mutu Biro Umum dan Kepegawaian UB adalah:

1. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan
2. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik
3. Pengelolaan administrasi umum secara baik

Selaras dengan sasaran diatas, Biro Umum dan Kepegawaian UB bertekad:

1. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 di bidang umum dan Kepegawaian dengan dukungan dari staf biro, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasari oleh nilai dasar akhlak mulia
2. Bersikap tanggap terhadap perubahan system mempertahankan system dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk dan layanan melalui SMM
3. Manajemen, semua anggota dan staf administrasi Biro Umum dan Kepegawaian UB sepakat untuk memenuhi standart  mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan Rektor
4. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan bagi manajeman, semua anggota, staf administrasi dan personil pendukung keseluruhan proses, sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan keterampilan yang memadai
5. Mengkaji efektifitas dan efisiensi kinerja biro sehingga Biro Umum dan Kepegawaian UB dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB

Malang,

Kepala Biro Umum dan Kepegawaian

Drs.S.Kusnady,M.Si

Selengkapnya dokumen dapat di download disini ->Download Dokumen Manual Mutu (PDF)