Sistem dokumentasi yang diterapkan di BUK menggambarkan keselarasan antara kebijakan, sasaran mutu dan prosedur serta rekaman terdokumentasi. Sistem dokumentasi juga dimaksudkan sebagai alat komunikasi yang efektif dan menjamin konsistensi kegiatan/proses untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan persyaratan pelanggan.
Biro Umum dan Kepegawaian (BUK) menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM. Adapun sistem dokumen dan kodifikasinya adalah sebagai dapat dilihat pada Tabel berikut :
Tabel Daftar Dokumen Manual Procedure
|
No. |
Dokumen |
File |
| 1 | MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman | unduh |
| 2 | MP Audit Internal | unduh |
| 3 | MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai | unduh |
| 4 | MP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan | unduh |
| 5 | MP pengajuan ATK | unduh |
| 6 | MP Peminjaman Kendaraan | unduh |
| 7 | MP Pengadaan Barang pengadaan langsung | unduh |
| 8 | MP Pemeliharaan kendaraan | unduh |
| 9 | MP pelaporan simak | unduh |
| 10 | MP Penghapusan Gedung | unduh |
| 11 | MP penghapusan kendraan | unduh |
| 12 | MP evaluasi pihak ketiga | unduh |
| 13 | MP Jabatan Lektor | unduh |
| 14 | MP kenaikan jabatan lektor kepala dan guru besar | unduh |
| 15 | MP Pengangkatan Pertama | unduh |
| 16 | MP Tugas Belajar | unduh |
| 17 | MP Ujian Penyesuaian ijazah Dosen | unduh |
| 18 | MP Diklat Prajab | unduh |
| 19 | MP Diklat Teknis | unduh |
| 20 | MP Diklatpim | unduh |
| 21 | MP Pemberhentian PNS | unduh |
| 22 | MP pembinaan aparatur tenaga administrasi | unduh |
| 23 | MP Pengajuan Cuti Tahunan | unduh |
| 24 | MP pengajuan karis karsu | unduh |
| 25 | MP pengajuan kartu askes | unduh |
| 26 | MP pengajuan kartu pegawai | unduh |
| 27 | MP penghargaan satya lencana | unduh |
| 28 | MP penngangkatan CPNS ke PNS Ten. Kependidikan | unduh |
| 29 | MP Tugas Belajar 2015 | unduh |
| 30 | MP ujian dinas dan penyesuaian ijazah | unduh |
| 31 | MP Update Data SIMPEG | unduh |
| 32 | MP Peminjaman Gedung | unduh |
| 33 | MP Penerimaan Tamu | unduh |
| 34 | MP evaluasi pihak ketiga | unduh |
| 35 | MP Tindak lanjut keluhan pelangan BUK UB | unduh |
| 36 | MP Kesekretariatan dan Protokoler | unduh |
| 37 | MP Pemberkasan Arsip | unduh |
| 38 | MP Peminjaman Arsip | unduh |
| 39 | MP Pemusnahan Arsip | unduh |
| 40 | MP Penerbitan Per Kep Rektor | unduh |
| 41 | MP Penyimpanan Arsip | unduh |
| 42 | MP Penyusunan JRA | unduh |
| 43 | MP Penyusutan Arsip | unduh |
| 44 | MP SM Elektronik | unduh |
| 45 | MP Surat Keluar | unduh |
| 46 | MP Surat Masuk | unduh |
Dengan adanya perubahan Sistem Dokumen SPMI di Universitas Brawijaya, yang mengacu pada Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang SPM-Dikti, serta untuk memenuhi persyaratan SMM ISO 9001, dilakukan konversi dokumen Manual Prosedur menjadi Standard Operating Procedure (SOP). Berikut adalah dokumen SOP di BUK:
Tabel Daftar Dokumen Standard Operating Procedure (SOP)
|
No. |
Dokumen |
File |
| 1 | SOP Pengendalian Dokumen dan Rekaman | unduh |
| 2 | SOP Audit Internal | unduh |
| 3 | SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai | unduh |
| 4 | SOP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan | unduh |
| 5 | SOP Pengajuan ATK | unduh |
| 6 | SOP Peminjaman Kendaraan | unduh |
| 7 | SOP Pengadaan Barang pengadaan langsung | unduh |
| 8 | SOP Pemeliharaan Kendaraan | unduh |
| 9 | SOP Pelaporan SIMAK | unduh |
| 10 | SOP Penghapusan Gedung | unduh |
| 11 | SOP penghapusan kendraan | unduh |
| 12 | SOP evaluasi pihak ketiga | unduh |
| 13 | SOP Kenaikan Jabatan Akademik Lektor | unduh |
| 14 | SOP kenaikan jabatan lektor kepala dan guru besar | unduh |
| 15 | SOP Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Akademik Dosen | unduh |
| 16 | SOP Administrasi Pengusulan SK Tugas Belajar PNS Dosen | unduh |
| 17 | SOP Ujian Penyesuaian ijazah Dosen | unduh |
| 18 | SOP Diklat Prajab | unduh |
| 19 | SOP Diklat Teknis | unduh |
| 20 | SOP Diklatpim | unduh |
| 21 | SOP Pemberhentian PNS | unduh |
| 22 | SOP pembinaan aparatur tenaga administrasi | unduh |
| 23 | SOP Permohonan Cuti | unduh |
| 24 | SOP pengajuan karis karsu | unduh |
| 25 | SOP pengajuan kartu askes | unduh |
| 26 | SOP pengajuan kartu pegawai | unduh |
| 27 | SOP penghargaan satya lencana | unduh |
| 28 | SOP pengangkatan CPNS ke PNS Ten. Kependidikan | unduh |
| 29 | SOP Pengajuan Surat Keputusan Tugas Belajar Tenaga Kependidikan | unduh |
| 30 | SOP ujian dinas dan penyesuaian ijazah | unduh |
| 31 | SOP Update Data SIMPEG | unduh |
| 32 | SOP Peminjaman Gedung | unduh |
| 33 | SOP Penerimaan Tamu | unduh |
| 34 | SOP Evaluasi pihak ketiga | unduh |
| 35 | SOP Tindak lanjut keluhan pelangan BUK UB | unduh |
| 36 | SOP Kesekretariatan dan Protokoler | unduh |
| 37 | SOP Pemberkasan Arsip | unduh |
| 38 | SOP Peminjaman Arsip | unduh |
| 39 | SOP Pemusnahan Arsip | unduh |
| 40 | SOP Penerbitan Peraturan dan Keputusan Rektor | unduh |
| 41 | SOP Penyimpanan Arsip | unduh |
| 42 | SOP Penyusunan JRA | unduh |
| 43 | SOP Penyusutan Arsip | unduh |
| 44 | SOP SM Elektronik | unduh |
| 45 | SOP Surat Keluar | unduh |
| 46 | SOP Surat Masuk | unduh |
| 47 | SOP Info Publik | unduh |
| 46 | SOP Dokumentasi Kehumasan | unduh |
| 46 | SOP Pencitraan | unduh |
| 46 | SOP Evaluasi Kepuasan Pelanggan | unduh |
Tabel Daftar Dokumen Standard Operating Procedure (SOP) sesuai standar SPMI dengan Flowchart
|
No. |
Dokumen |
File |
| 1 | SOP Kesekretariatan dan Protokoler | unduh |
| 2 | SOP Penerimaan Tamu | unduh |
| 3 | SOP Surat Masuk | unduh |
| 4 | SOP Surat Keluar | unduh |
| 5 | SOP SM Elektronik | unduh |
| 6 | SOP Penyerahan Surat Jawaban Akademik | unduh |
| 7 | SOP Fumigasi Arsip | unduh |
| 8 | SOP Layanan Peminjaman Arsip | unduh |
| 9 | SOP Monitoring Pengelolaan Arsip | unduh |
| 10 | SOP Penelusuran Arsip Statis | unduh |
| 11 | SOP Pengelolaan Arsip in Aktif | unduh |
| 12 | SOP Penerimaan Arsip in Aktif | unduh |
| 13 | SOP Peminjaman Gedung | unduh |
| 14 | SOP Peminjaman Kendaraan | unduh |
| 15 | SOP Pemeliharaan Kendaraan | unduh |
| 16 | SOP Pengadaaan Barang dan Jasa | unduh |
| 17 | SOP Info Publik | unduh |
| 18 | SOP Dokumentasi kehumasan | unduh |
| 19 | SOP Pencitraan | unduh |
| 20 | SOP Evaluasi Kepuasan | unduh |
| 21 | SOP Penyusunan Peraturan dan Keputusan Rektor | unduh unduh |
| 22 | SOP Kenaikan Jabatan Fungsional Ke Lektor | unduh |
| 23 | SOP Kenaikan Pangkat | unduh |
| 24 | SOP Pemberhentian Pensiun Pegawai Negeri Sipil | unduh |
| 25 | SOP Penerbitan Izin Cerai PNS | unduh |
| 26 | SOP Penerbitan SK Tugas dan Izin Belajar | unduh |
| 27 | SOP Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Akademik Dosen | unduh |
| 28 | SOP Perhitungan Angka Kredit PLP | unduh |
| 29 | SOP Permohonan Cuti | unduh |
| 30 | SOP Satya Lencana | unduh |
| 31 | SOP Tugas Belajar Dosen | unduh |
| 32 | SOP Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah | unduh |
| 33 | SOP Update Data SIMPEG | unduh |
| 34 | SOP BPJS Kesehatan | unduh |
| 35 | SOP Karis Karsu | unduh |
| 36 | SOP Pengajuan Kartu Pegawai | unduh |
| 37 | SOP Pengangkatan CPNS ke PNS Tenaga Kependidikan | unduh |
| 38 | SOP Pelayanan Alat Tulis Kantor | unduh |
| 39 | SOP Penghapusan (Gedung, Kendaraan Dinas, Peralatan) | unduh unduh unduh |
