Sistem dokumentasi yang diterapkan di BUK menggambarkan keselarasan antara kebijakan, sasaran mutu dan prosedur serta rekaman terdokumentasi. Sistem dokumentasi juga dimaksudkan sebagai alat komunikasi yang efektif dan menjamin konsistensi kegiatan/proses untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan persyaratan pelanggan.

Biro Umum dan Kepegawaian (BUK) menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM. Adapun sistem dokumen dan kodifikasinya adalah sebagai dapat dilihat pada Tabel berikut :

Tabel Daftar Dokumen Manual Procedure

No.

Dokumen

File

 1 MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman unduh
 2 MP Audit Internal unduh
 3 MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai unduh
 4 MP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan unduh
 5 MP pengajuan ATK unduh
 6 MP Peminjaman Kendaraan unduh
 7 MP Pengadaan Barang pengadaan langsung unduh
 8 MP Pemeliharaan kendaraan unduh
 9 MP pelaporan simak unduh
 10 MP Penghapusan Gedung unduh
 11 MP penghapusan kendraan unduh
 12 MP evaluasi pihak ketiga unduh
 13 MP Jabatan Lektor unduh
 14 MP kenaikan jabatan lektor kepala dan guru besar unduh
 15 MP Pengangkatan Pertama unduh
 16 MP Tugas Belajar unduh
 17 MP Ujian Penyesuaian ijazah Dosen unduh
 18 MP Diklat Prajab unduh
 19 MP Diklat Teknis unduh
 20 MP Diklatpim unduh
 21 MP Pemberhentian PNS unduh
 22 MP pembinaan aparatur tenaga administrasi unduh
 23 MP Pengajuan Cuti Tahunan unduh
 24 MP pengajuan karis karsu unduh
 25 MP pengajuan kartu askes unduh
 26 MP pengajuan kartu pegawai unduh
 27 MP penghargaan satya lencana unduh
 28 MP penngangkatan CPNS ke PNS Ten. Kependidikan unduh
 29 MP Tugas Belajar 2015 unduh
 30 MP ujian dinas dan penyesuaian ijazah unduh
 31 MP Update Data SIMPEG unduh
 32 MP Peminjaman Gedung unduh
 33 MP Penerimaan Tamu unduh
 34 MP evaluasi pihak ketiga unduh
 35 MP Tindak lanjut keluhan pelangan BUK UB unduh
 36 MP Kesekretariatan dan Protokoler unduh
 37 MP Pemberkasan Arsip unduh
 38 MP Peminjaman Arsip unduh
 39 MP Pemusnahan Arsip unduh
 40 MP Penerbitan Per Kep Rektor unduh
 41 MP Penyimpanan Arsip unduh
 42 MP Penyusunan JRA unduh
 43 MP Penyusutan Arsip unduh
 44 MP SM Elektronik unduh
 45 MP Surat Keluar unduh
 46 MP Surat Masuk unduh

Dengan adanya perubahan Sistem Dokumen SPMI di Universitas Brawijaya, yang mengacu pada Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang SPM-Dikti, serta untuk memenuhi persyaratan SMM ISO 9001, dilakukan konversi dokumen Manual Prosedur  menjadi Standard Operating Procedure (SOP). Berikut adalah dokumen SOP di BUK:

Tabel Daftar Dokumen Standard Operating Procedure (SOP)

No.

Dokumen

File

 1 SOP Pengendalian Dokumen dan Rekaman unduh
 2 SOP Audit Internal unduh
 3 SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai unduh
 4 SOP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan unduh
 5 SOP Pengajuan ATK unduh
 6 SOP Peminjaman Kendaraan unduh
 7 SOP Pengadaan Barang pengadaan langsung unduh
 8 SOP Pemeliharaan Kendaraan unduh
 9 SOP Pelaporan SIMAK unduh
 10 SOP Penghapusan Gedung unduh
 11 SOP penghapusan kendraan unduh
 12 SOP evaluasi pihak ketiga unduh
 13 SOP Kenaikan Jabatan Akademik Lektor unduh
 14 SOP kenaikan jabatan lektor kepala dan guru besar unduh
 15 SOP Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Akademik Dosen unduh
 16 SOP Administrasi Pengusulan SK Tugas Belajar PNS Dosen unduh
 17 SOP Ujian Penyesuaian ijazah Dosen unduh
 18 SOP Diklat Prajab unduh
 19 SOP Diklat Teknis unduh
 20 SOP Diklatpim unduh
 21 SOP Pemberhentian PNS unduh
 22 SOP pembinaan aparatur tenaga administrasi unduh
 23 SOP Permohonan Cuti unduh
 24 SOP pengajuan karis karsu unduh
 25 SOP pengajuan kartu askes unduh
 26 SOP pengajuan kartu pegawai unduh
 27 SOP penghargaan satya lencana unduh
 28 SOP pengangkatan CPNS ke PNS Ten. Kependidikan unduh
 29 SOP Pengajuan Surat Keputusan Tugas Belajar Tenaga Kependidikan unduh
 30 SOP ujian dinas dan penyesuaian ijazah unduh
 31 SOP Update Data SIMPEG unduh
 32 SOP Peminjaman Gedung unduh
 33 SOP Penerimaan Tamu unduh
 34 SOP Evaluasi pihak ketiga unduh
 35 SOP Tindak lanjut keluhan pelangan BUK UB unduh
 36 SOP Kesekretariatan dan Protokoler unduh
 37 SOP Pemberkasan Arsip unduh
 38 SOP Peminjaman Arsip unduh
 39 SOP Pemusnahan Arsip unduh
 40 SOP Penerbitan Peraturan dan Keputusan Rektor unduh
 41 SOP Penyimpanan Arsip unduh
 42 SOP Penyusunan JRA unduh
 43 SOP Penyusutan Arsip unduh
 44 SOP SM Elektronik unduh
 45 SOP Surat Keluar unduh
 46 SOP Surat Masuk unduh
 47 SOP Info Publik unduh
 46 SOP Dokumentasi Kehumasan unduh
 46 SOP Pencitraan unduh
 46 SOP Evaluasi Kepuasan Pelanggan unduh