Sistem dokumentasi yang diterapkan di BUK menggambarkan keselarasan antara kebijakan, sasaran mutu dan prosedur serta rekaman terdokumentasi. Sistem dokumentasi juga dimaksudkan sebagai alat komunikasi yang efektif dan menjamin konsistensi kegiatan/proses untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan persyaratan pelanggan.

Biro Umum dan Kepegawaian (BUK) menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM.Adapun sistem dokumen dan kodifikasinya adalah sebagai dapat dilihat pada Tabel berikut :

Tabel Daftar Dokumen

No.

Dokumen

File

 1 MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman unduh
 2 MP Audit Internal unduh
 3 MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai unduh
 4 MP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan unduh
 5 MP pengajuan ATK unduh
 6 MP Peminjaman Kendaraan unduh
 7 MP Pengadaan Barang pengadaan langsung unduh
 8 MP Pemeliharaan kendaraan unduh
 9 MP pelaporan simak unduh
 10 MP Peghapusan Gedung unduh
 11 MP penghapusan kendraan unduh
 12 MP evaluasi pihak ketiga unduh
 13 MP Jabatan Lektor unduh
 14 MP kenaikan jabatan lektor kepala dan guru besar unduh
 15 MP Pengangkatan Pertama unduh
 16 MP Tugas Belajar unduh
 17 MP Ujian Penyesuaian ijazah Dosen unduh
 18 MP Diklat Prajab unduh
 19 MP Diklat Teknis unduh
 20 MP Diklatpim unduh
 21 MP Pemberhentian PNS unduh
 22 MP pembinaan aparatur tenaga administrasi unduh
 23 MP Pengajuan Cuti Tahunan unduh
 24 MP pengajuan karis karsu unduh
 25 MP pengajuan kartu askes unduh
 26 MP pengajuan kartu pegawai unduh
 27 MP penghargaan satya lencana unduh
 28 MP penngangkatan CPNS ke PNS Ten. Kependidikan unduh
 29 MP Tugas Belajar 2015 unduh
 30 MP ujian dinas dan penyesuaian ijazah unduh
 31 MP Update Data SIMPEG unduh
 32 MP Peminjaman Gedung unduh
 33 MP Penerimaan Tamu unduh
 34 MP evaluasi pihak ketiga unduh
 35 MP Tindak lanjut keluhan pelangan BUK UB unduh
 36 MP Kesekretariatan dan Protokoler unduh
 37 MP Pemberkasan Arsip unduh
 38 MP Peminjaman Arsip unduh
 39 MP Pemusnahan Arsip unduh
 40 MP Penerbitan Per Kep Rektor unduh
 41 MP Penyimpanan Arsip unduh
 42 MP Penyusunan JRA unduh
 43 MP Penyusutan Arsip unduh
 44 MP SM Elektronik unduh
 45 MP Surat Keluar unduh
 46 MP Surat Masuk unduh