Sesuai Dokumen Statuta UB, organisasi BUK dipimpin oleh Kepala Biro. Sesuai Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya, Kepala BUK membawahi 3 Kepala Bagian, tiga kepala bagian tersebut yaitu:
1) Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana, terdiri dari : Sub Bagian Tata Usaha dan Protokol, Sub Bagian Rumah Tangga, Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana, dan Sub Bagian Kearsipan dan Hubungan Masyarakat;
2) Bagian Kepegawaian, terdiri dari : Sub Bagian Pendidik, Sub Bagian Tenaga Kependidikan; dan
3) Bagian Barang Milik Negara (BMN), terdiri dari : Sub Bagian Pengadaan, Sub Bagian Inventarisasi dan Penghapusan.
klik gambar untuk memperbesar
Sesuai struktur organisasi BUK, tugas pokok dan fungsi masing-masing personil adalah sebagai berikut:
Kepala Biro
- Mengadakan Koordinasi dengan pimpinan dan Unit-unit lain (Fakultas/bagian)
- Memberikan petunjuk dan pengarahan pada stafnya dan bersama-sama bertanggung jawab dalam pengelolaan administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku
- Mengadakan konsultasi dan meminta pengarahan pada Rektor atau Wakil Rektor II mengenai hambatan yang dihadapi untuk mendapatkan petunjuk dan penyelesaian
- Tanggung jawab atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan
- Merencanakan dan melaksanakan pengelolaan kegiatan dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku
- Menyusun laporan berkala sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku
1. Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana
- Mengkoordinir pelaksanaan urusan tata usaha Hukum dan tata laksana
- Mengkoordinir pelaksanaan urusan Kesekretariatan/ keprotokoleran.
- Mengkoordinir pelaksanaan urusan Rumah tangga.
a. Kepala Sub Bagian Tata Usaha (TU) dan Protokol
- Menyusun rencana dan program kerja Subbagian dan menyiapkan penyusunan rencana dan program kerja Bagian Umum.
- Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan.
- Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data ketatausahaan.
- Melakukan urusan persuratan.
- Melakukan urusan kearsipan.
- Mempersiapkan pengiriman dan penyerahan arsip statis kepada arsip nasional.
- Melakukan penyusutan arsip.
- Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan.
- Menyusun rencana dan program kerja Subbagian.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk pelantikan dan pemberhentian pejabat.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara pengukuhan guru besar, dies natalis dan wisuda.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara seminar, workshop, lokakarya, dll yang dihadiri pejabat/tokoh.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara upacara hari besar nasional.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk upacara pengambilan sumpah/janji PNS.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk upacara peletakan batu pertama dan acara peresmian penggunaan gedung
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara penandatanganan kerja sama.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara kunjungan pejabat negara/tokoh masyarakat dan tamu lainnya.
- Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk pelepasan jenazah guru besar.
- Menjemput dan mengantar tamu pejabat/tokoh
- Koordinasi dengan pihak keamanan berkaitan dengan kedatangan tamu pejabat/tokoh
- Menyelesaikan surat keluar dan surat masuk sesuai disposisi pimpinan
- Mengarsip surat keluar dan surat masuk pimpinan
- Menerima dan melayani tamu yang datang kepada pimpinan
- Mengatur agenda pimpinan
- Mengurus perjalanan dinas pimpinan
- Membuat laporan rutin
- Menerima dan menjawab telepon, fax, email dan internet yang berkaitan dengan tupoksi
- Membantu pekerjaan pimpinan yang berkaitan dengan kepentingan lain
b. Kepala Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana
- Menyusun rencana dan program kerja Subbagian HTL.
- Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan tinggi.
- Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang hukum dan ketatalaksanaan.
- Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang pendidikan tinggi dan ketatalaksanaan.
- Memproses penerbitan surat keputusan.
- Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang hukum dan ketatalaksanaan.
- Menyusun laporan Subbagian Ketatausahaan dan HTL.
c. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga
- Menyusun rencana dan program kerja Subbagian dan menyiapkan penyusunan dan program kerja Bagian Sarana dan Prasarana.
- Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kerumahtanggaan.
- Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kerumahtanggaan.
- Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang kerumahtanggaan.
- Melakukan urusan keamanan, ketertiban, kebersihan, parkir, PKL, serta keindahan lingkungan.
- Melakukan pengaturan penggunaan dan pemeliharaan sarana prasarana bangunan gedung dan listrik.
- Melakukan pengaturan penggunaan sumberdaya air dan gas.
- Melakukan persiapan upacara resmi satuan kerja Universitas Brawijaya.
- Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan.
- Menyusun laporan Subbagian Kerumahtanggaan.
2. Kepala Bagian Kepegawaian
- Mengkoordinir pelaksanaan pemberian layanan administrasi tenaga Dosen.
- Mengkoordinir pelaksanaan pemberian layanan administrasi tenaga kependidikan.
a. Kepala Sub Bagian Pendidik
- Menyusun Rencana Kerja Tahunan di Sub Bagian Tenaga Dosen;
- Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai/Formasi, meliputi: (a) Formasi Pegawai Negeri Sipil; (b) Formasi Pegawai Kontrak.
- Mempersiapkan Pengadaan Pegawai, meliputi: (a) Seleksi Penerimaan Pegawai Negeri Sipil; (b) Seleksi Penerimaan Pegawai Kontrak; (c) Mempersiapkan Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil
- Mempersiapkan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS, meliputi: (a) Kartu Pegawai (Karpeg); (b) Kartu Istri atau Kartu Suami (Karis/Karsu);
- Mempersiapkan Sumpah/Janji PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia.
- Mempersiapkan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
- Mempersiapkan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
- Mempersiapkan Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional Dosen
- Mempersiapkan Kenaikan Jabatan Dosen dan Angka Kreditnya
- Mempersiapkan Kenaikan Pangkat / Golongan Dosen
- Mempersiapkan Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan Studi Lanjut, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar
- Mempersiapkan Pengangkatan Dosen Yang Diberi Tugas Tambahan, berkoordinasi dengan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Pengangkatan Dosen Luar Biasa
- Mempersiapkan Peninjauan Masa Kerja Pegawai Negeri Sipil
- Mempersiapkan Pemindahan / Pelimpahan PNS
- Mempersiapkan Penghargaan, bagi Dosen Berprestasi
- Mempersiapkan Sertifikasi Dosen
- Mempersiapkan Perpanjangan Batas Usia Pensiun Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan Guru Besar / Profesor
- Mempersiapkan Program Persiapan Pensiun PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Pengangkatan dalam Jabatan Guru Besar Emeritus
- Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang Kepegawaian
- Menyusun Rencana Kerja Tahunan Sub Bagian SDM dan TI
- Mempersiapkan Sistem Informasi Pengembangan Karier Dosen Tetap Non PNS
- Mempersiapkan PNS yang melaksanakan tugas belajar/ijin belajar dalam negeri dan luar negeri, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar; (d) Perjanjian Tugas Belajar; (e) Perjanjian Ijin Belajar; (f) Pengaktifan Kembali. Berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Tenaga Administrasi
- Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang Kepegawaian
- Menyusun Laporan Tahunan
b. Kepala Sub Bagian Tenaga Kependidikan
- Menyusun Rencana Kerja Tahunan di Sub Bagian Tenaga Kependidikan
- Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai / Formasi, meliputi: (a) Formasi Pegawai Negeri Sipil; (b) Formasi Pegawai Kontrak
- Mempersiapkan Pengadaan Pegawai, meliputi: (a) Seleksi Penerimaan Pegawai Negeri Sipil; (b) Seleksi Penerimaan Pegawai Kontrak; (c) Mempersiapkan Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil
- Mempersiapkan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS, meliputi: (a) Kartu Pegawai (Karpeg); (b) Kartu Istri / Kartu Suami (Karis / Karsu)
- Mempersiapkan Sumpah / Janji Pegawai Negeri Sipil, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
- Mempersiapkan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
- Mempersiapkan Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional Lainnya
- Mempersiapkan Kenaikan Jabatan Fungsional Lainnya & Angka Kredit
- Mempersiapkan Kenaikan Pangkat / Golongan Non Dosen
- Mempersiapkan Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan Studi Lanjut, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar
- Mempersiapkan Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural, berdasarkan keputusan Baperjakat dan berkoordinasi dengan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Mempersiapkan Peninjauan Masa Kerja Pegawai Negeri Sipil
- Mempersiapkan Pemindahan / Pelimpahan PNS
- Mempersiapkan Penghargaan, bagi: (a) Pustakawan Berprestasi; (b) Laboran Berprestasi; (c) Pegawai Berprestasi
- Mempersiapkan Program Persiapan Pensiun PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia
- Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang Kepegawaian
- Mempersiapkan pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG)
- Mempersiapkan pengelolaan website kepegawaian
- Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai PNS dan Pegawai Non PNS
- Mempersiapkan peserta Pendidikan dan Latihan Prajabatan
- Mempersiapkan pengiriman peserta pendidikan dan latihan dalam jabatan, meliputi: (a) Pendidikan dan Latihan Kepemimpinan (Diklatpim); (b) Pendidikan dan Latihan Fungsional; (c) Pendidikan dan Latihan Teknis
- Menyusun Laporan Tahunan.
3. Kepala Bagian Barang Milik Negara
- Mengkoordinir pelaksanaan urusan Inventarisasi dan penghapusan.
- Mengkoordinir pelaksanakan urusan Pengadaan.
a. Kepala Sub Bagian Inventarisasi dan penghapusan
- Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Inventarisasi dan penghapusan.
- Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang Inventarisasi dan penghapusan.
- Melakukan pengaturan penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas.
- Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang perlengkapan dan jasa.
- Menyusun rencana kebutuhan bahan habis pakai (ATK) lingkungan kantor pusat dan unit lainnya.
- Mendata/menyusun kebutuhan peralatan penunjang barang modal : LCD, Wireless, alat transportasi, dan peralatan lainnya.
- Mengusulkan pengadaan kebutuhan ATK, baik untuk jangka 1 semester maupun 1 tahun.
- Membantu pengadaan bahan/peralatan/ATK yang bersifat incidental.
- Pelayanan ATK di lingkungan Kantor Pusat dan unit pembantu di Kantor Pusat.
- Pelayanan peminjaman peralatan penunjang sarana pendidikan berupa LCD Projector + Tripot/Layar, Wireless, Megaphone, peralatan olah raga, dan peralatan komunikasi lainnya.
- Pelayanan kebutuhan peralatan kebersihan, listrik, dll.
- Membantu pelayanan kebutuhan peminjaman ruang gedung RKB.
- Melaksanakan pendistribusian Jas Almamater, Jaket dan Koas untuk MABA, jalur : Undangan, Bidik Misi, SNMPTN, SPMK, SPKD/SPKIns.
- Penatausahaan Barang Milik Negara (BMN) meliputi : rangkaian kegiatan pembukuan, inventarisasi atau kodefikasi dan penyesuaian DIR/DBR di lingkungan Kantor pusat dan unit pembantu,
- Melakukan pelaporan hasil pengadaan aset BMN barang modal (gedung, kendaraan bermotor, peralatan kantor) secara berkala setiap Triwulan dengan aplikasi SIMAK BMN.
- Melakukan pelaporan mutasi barang habis pakai/ATK dengan aplikasi SIMAK Persediaan.
- Melakukan identifikasi dan pendataan aset tanah dengan aplikasi Sistem Manajemen Akuntansi Tanah Pemerintah (SIMANTAP),
- Melakukan pengusulan penetapan status penggunaan aset BMN satker UB kepada Kuasa Pengguna Barang (Kemendikbud) dan kepada Pengelola Barang (Kemenkeu).
- Melakukan usulan proses penghapusan BMN yang sudah tidak layak pakai (rusak Berat) berupa Peralatan Kantor, Kendaraan Bermotor, dan Bangunan Gedung.
- Mendata dan mengusulkan ijin pemanfaatan aset bangunan gedung dan aset tanah kepada Kuasa Pengguna Barang dan kepada Pengelola Barang.
- Melakukan penyimpanan dokumen dan surat-surat di bidang perlengkapan dan jasa.
b. Kepala Sub Bagian Pengadaan
- Menyusun rencana dan program kerja bagian Pengadaan dalam satu tahun anggaran.
- Menghimpun, menganalisa, mengolah dan menyajikan data hasil pematrikan dari unit-unit kerja.
- Menyusun pemaketan pengadaan sesuai dengan mata anggaran (Gedung, Peralatan, Sarana lain) untuk di proses pelelangan.
- Menyusun konsep Surat Keputusan (SK) yang berkaitan dengan proses pengadaan.
- Berkoordinasi dengan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dalam penyelenggaraan Sistem Pelelangan Secara Elektronik (SPSE).