Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana Universitas Brawijaya (UB) menyelenggarakan Rapat Kerja Program Sistem Informasi Administrasi Surat (SIAS), Kamis (27/7/2018). Pertemuan ini sebagai tindak lanjut Focus Group Discussion SIAS yang telah dilakukan pada bulan Februari lalu. Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana Dra. Rosadah Agustin Syarief, M.AB menyampaikan, keteraturan sistem persuratan di lingkungan UB, serta sistem digitalisasi surat menjadi salah satu komitmen Rektor.
“Rektor berharap sistem digitalisasi surat bisa 100 persen diaplikasikan, karena jumlah surat yang begitu banyak, sedangkan rektor tidak setiap saat berada di kantor karena keperluan kedinasan. Dengan disposisi secara digital diharapkan ada efisiensi waktu,” ungkap Rosadah.
Rosadah menambahkan, saat ini SIAS sudah diaplikasikan di lingkungan kantor pusat, namun untuk disposisi digital masih sampai pada level biro. Untuk level bagian dan subbagian masih belum bisa diaplikasikan.
Untuk itu saat ini UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) telah mengembangkan SIAS untuk lebih memudahkan sistem persuratan. Di antaranya: 1. Sistem persuratan sentral dan terintegrasi. Jadi surat tidak hanya diinput oleh bagian Tata Usaha, tapi semua bagian atau unit di lingkungan kantor pusat dapat melakukan input surat. 2. Disposisi surat bisa ditujukan kepada lebih dari satu pejabat. 3. Pengkodean surat disesuaikan dengan Peraturan Rektor UB Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas.
“Tentunya dengan berbagai perkembangan SIAS tersebut membutuhkan komitmen para pimpinan untuk aktif mengaplikasikannya agar sistem persuratan tetap berjalan lancar sesuai keinginan Rektor,” ujar Staf UPT TIK UB Ratno Wahyu Widyanto, S.T.
Sementara itu dari sisi kearsipan, diharapkan adanya penanganan arsip yang komprehensif dan terpadu. Karena itu dibutuhkan beberapa tambahan keterangan di SIAS untuk menunjang tercapainya manajemen arsip yang baik.
“Untuk itu diharapkan ada kerjasama antara UPT TIK dan Sub Bagian Kearsipan untuk menyesuaikan sistem persuratan di UB dengan kebijakan Arsip Nasional Indonesia. Karena selain keterangan kode klasifikasi surat, perlu juga ditambahkan keterangan Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan,” papar staf Kearsipan Bobbi Hari Siswanto, A.Md.
Di akhir acara, Ratno menyampaikan UPT TIK masih akan terus mengembangkan aplikasi SIAS. “Diharapkan akhir Agustus 2018 SIAS yang baru sudah bisa diimplementasikan di kantor pusat, kemudian setelah itu diterapkan di masing-masing fakultas. [Irene/Humas UB]
Sumber: Prasetya Online
