Sekretaris pimpinan adalah bagian dari front office kantor, ia selain harus memiliki performa yang baik, juga harus pintar, efektif, kreatif, menguasai bahasa Inggris dan profesional terhadap pekerjaannya. Dan mencari seorang sekretaris, bukanlah hal yang mudah. Demikian sebagaimana disampaikan Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan Dr. Sihabudin, SH., MH., dalam kegiatan Pelatihan Peran Sekretaris yang Efektif di Lingkungan Universitas Brawijaya. Pelatihan yang berlangsung di Batu pada 16 – 17 April 2016 itu diselenggarakan dalam rangka menjadikan SDM yang ditempatkan di posisi sekretaris pimpinan, menjadi sekretaris yang profesional.
Lebih lanjut disampaikan Wakil Rektor II, sekretaris menjadi tempat awal terciptanya kesan tamu pimpinan, terhadap instansi. Karenanya menurut dosen Fakultas Hukum ini, seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan ramah.
Diklat menghadirkan nara sumber yaitu Mila Ahdi Yustiana, AMd., dengan materi Professional Image, Sri Sudarwati dengan materi Service Excellence, Dr. Drs. Riyanto, BPA, M.Hum., dengan materi Etika Kerja dan Tugas Sekretaris, serta Mulyaningwati, SSos., MAB., dan Zuchrowardi dengan materi Tata Naskah Dinas.
Dalam materi yang disampaikan Sri Sudarwati dan Mila Ahdi Yustiana disampaikan bahwa pelayanan prima menjadi sangat penting karena ia dapat menimbulkan loyalitas dari pelanggan dan dapat memberikan nilai yang beda dari organisasi dengan kompetitor lain. Sri Sudarwati yang merupakan Ketua Ikatan Sekretaris dan Administrasi Profesional cabang Malang ini memberikan lima komponen utama yang harus dikembangkan untuk meningkatkan pelayanan prima.
Kelima komponen itu adalah reability atau kemampuan memberikan pelayanan yang akurat dan memuaskan, assurance atau kemampuan dalam memberikan keyakinan dan kepercayaan pelanggan, tangible atau kemampuan memberikan fasilitas, peralatan dan penampilan yang menarik, empathy atau kemampuan untuk memberikan perhatian kepada pelanggan secara profesional, serta responsiveness atau tanggap untuk segera membantu pelanggan.
Seorang sekretaris akan sukses menjalankan profesinya apabila memenuhi lima kunci utama: keterampilan teknis, keterampilan manajerial, kemampuan interpersonal, memiliki kekuatan pribadi dan mampu tampil dengan citra diri yang baik dan benar.
Dosen dari Fakultas Ilmu Administrasi, Riyanto, menambahkan, syarat untuk menjadi sekretaris yang baik harus memenuhi persyaratan yaitu memiliki kepribadian yang bijaksana dan simpatik. Sekretaris juga harus menguasai pengetahuan umum ipoleksosbud hankam, memiliki pengetahuan khusus yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan serta memiliki keterampilan bidang kesekretariatan.
Selain diberikan dasar-dasar ilmu menjadi seorang sekretaris, puluhan peserta yang merupakan sekretaris pimpinan dan staf administrasi di Universitas Brawijaya itu juga mendapatkan materi tentang Tata Naskah Dinas. Materi ini menjadi sangat penting karena seorang sekretaris harus mampu menjalankan pekerjaan administrasi yang sesuai aturan resmi Universitas Brawijaya. Tujuannya tak lain agar terdapat keseragaman di antara unit kerja yang ada.
Kepala Biro Umum dan Kepegawaian Drs. Slamet Kusnadi, MSi ketika menutup kegiatan di hari kedua menyampaikan, materi yang telah diterima oleh peserta tergantung dari penerapan para peserta di lapangan. Kusnadi meminta para peserta untuk aktif belajar kepada siapa pun dan belajar memahami pemimpin, baik kekurangan maupun kelebihannya.Tak lupa pria kelahiran 1959 ini mengingatkan peserta yang sebagian besar masih muda untuk bekerja dengan baik bagi Universitas Brawijaya dan tidak mengeluh ketika ditempatkan di bagian mana pun.[pranatalia]
Sumber: Prasetya Online
